本当におすすめな法人向けクラウドストレージ(オンラインストレージ)はこれ!比較してご紹介!

法人向けのオンラインストレージ、活用術とは?

外部にデータを保存できるストレージサービスがあります。

個人向けなどもあり利用している人もいるかもしれません。

ストレージサービスは基本的にはデータを保存するのが大きな目的になりますが、法人は保存以外にもいろいろな活用をしています。

ファイルを効率的に管理できるようになる

パソコンで仕事をするとき、通常はパソコンに保存されているファイルを使うことが多いかもしれません。

前日の続きであればファイル名などを記憶してくれているので、すぐに希望のファイルを呼び出して作業が行えるものの、しばらく使っていないファイルで作業をするときにはそのファイルを探し出す必要があります。

パソコン内ぐらいであれば問題ありませんが、会社内で共有するサーバーとなると非常に多くのファイルデータから探さなくてはいけません。

さらによくある問題がメールによるデータ送信で、ファイルの容量が大きいとメールで送信ができなかったり、送信に負荷がかかったりするときがあります。

そんな時におすすめの法人向けのオンラインストレージの活用術として、ファイルの効率的な管理が挙げられます。

サーバー上にデータを置くとなかなかファイルを見つけ出すことができませんが、ストレージサービスであれば細かい設定をして保存ができるので見つけやすくなります。

このようにオンラインストレージの活用すれば、ファイルを探す時間を節約することが可能になるのです。

大きなファイルのやり取りにおいてメールや郵送を使う必要が無くなり、ストレージを経由してのデータのやり取りができる上に、送りたい人が目的のフォルダに保存をし、受けたい人に保存場所のURLを送信するだけでやり取りができます。

カタログ情報を保存して顧客に閲覧してもらう

営業活動をするとき、カタログなどを持参して客先に提示することがあります。

商品ラインナップがそれほどなければカタログの種類も少なくて済みますが、カタログの種類が多ければその分荷物も多くなりますし、それぞれの顧客に対して適切なカタログを提示するのも手間になるときがあります。

オンラインストレージは顧客に対して提供するカタログ情報の保存を行うこともできます。

本来自社内の社員だけで利用するのを前提にストレージを利用しますが、社外の人でも一定の権限を設けて情報が見られるようにしてあります。

営業社員はパソコンやタブレットなどを持って営業先に向かい、まずは客先にその画面上でカタログを見てもらいます。

客先によってはもっとじっくりカタログを見たい人もいることもあるので、そのカタログにアクセスできるURLを提供します。

すると客先は自由にカタログを見ることが可能となり、営業社員から提示されたURLはその顧客用に設定したものなので、他の人からは見ることができません。

また、その顧客も他のカタログ情報などは見ることができません。

これはストレージに保管している情報にいろいろな権限を設定できるためです。

権限に期間を設けるなども可能ですから、1か月間は自由にアクセスできるが、それ以降はアクセスできないようにするなども可能になります。

設計や開発などを行うときに利用する

製品の開発や設計を行うとき、自社内のみや同一フロア内の社員同士であれば容易に行うことができます。

資料などが必要な時は担当者同士で集まって話し合いをしながら行うなども可能ですが、営業所や工場が異なる人同士だと簡単に集まることができません

また社外の人とコミュニケーションをしながら進めないといけない仕事もあり、その時にもなかなか簡単に仕事が進められないときがあります。

必要な資料のやり取りをメールで行うなどがありますが、大きなファイルの場合は分割して送らなければならないので、本来の業務以外の業務が必要になり、非常に手間がかかるようになっています。

そこでオンラインストレージを活用し、設計や開発の現場を作成していきましょう。

設計や開発では細かい設計図の資料や写真の資料、書類などを必要とします。

書類ぐらいならメールでやり取りできますが、細かい設計図や写真情報はデータ容量が大きくなるときがあります。

簡単にメールでやり取りできず、その都度仕事がストップしてしまう可能性があります。

ファイル共有が可能なストレージサービスを使うと、権限を持った人たちで共通の情報を見ながら仕事を進めることができます。

大きなファイルも分割することなくストレージ上のフォルダに保存するだけで互いに見ることができます。

Web会議などを行うときに資料を見ながら行うときがあるでしょうが、その時にもフォルダに資料を保存しておけばメールなどで送る必要はありません。

 

このように、沢山のファイルの中から必要なファイルを探すのは大変ですが、ストレージを利用することで探しやすくすることができます。

ファイルに権限が付けられるので、社外の人にアクセスしてもらうことも、大きなファイルを利用した共同作業も全て可能となります。

サイト内検索
クラウドストレージ関連コラム

法人向けクラウドストレージおすすめ5選

商品画像
商品名ixMark(イクスマーク):株式会社フェアーウェイ
box(ボックス)どこでもキャビネット:大塚商会クラウドファイルサーバー:富士通dropbox(ドロップボックス)
特徴業界一のコストパフォーマンスで初めての導入にも最適ITに強い企業におすすめ!好みにカスタマイズできる低コストで導入可能!初めてのクラウドストレージにも容量少なくても平気なら社員数が多い企業におすすめ!容量無制限で簡単に共有、他サービスとの連携も魅力的
詳細リンク公式サイトへ公式サイトへ公式サイトへ公式サイトへ公式サイトへ